5 лайфхаков для эффективного планирования дня

«Тайм-драйв» Г. Архангельского

Система управления временем от известного российского консультанта Глеба Архангельского занимает место в списке не только в силу географических причин. «Тайм-драйв» – одна из наиболее популярных книг по тайм-менеджменту, изначально изданных на русском языке, а её автор – востребованный специалист, эксперт в области управления временем. Но и это не всё. «Тайм-драйв» не предлагает какие-то оригинальные авторские разработки, его ценность в другом. В том, что на понятных примерах из российской действительности показывается, как применять те или иные инструменты. И хотя утверждается, что они предназначены для менеджеров, использовать их с небольшими поправками сможет в своей работе каждый. Ценным также является то, что автор старается построить не систему, а привить читателю своеобразную мировоззренческую установку, которая включает и элементы планирования, и полезные советы, косвенно помогающие рационально использовать время.

В отличие от большинства зарубежных авторов, которые, говоря о системе тайм-менеджмента, имеют в виду, в первую очередь, контроль и планирование своей рабочей занятости, Г

Архангельский уделяет внимание помимо этого и традиционно важному вопросу отдыха, занимающего одно из главных мест в системе распределения времени. Автор убеждён, что без полноценного отдыха человек не может хорошо работать. При этом он должен конфликтовать с занятостью: если весь день сидите – отправляйтесь на прогулку, поиграйте в футбол или что-то в этом роде

При этом он должен конфликтовать с занятостью: если весь день сидите – отправляйтесь на прогулку, поиграйте в футбол или что-то в этом роде.

Многие отметят, что отдых является чем-то самим собою разумеющимся, и о нём писать было необязательно. Но Г. Архангельский к этому приёму обращается в качестве небольшой хитрости – начать планировать свой отдых значительно легче, чем сразу «с головой» окунуться в пучину тайм-менеджмента, и позволяет приучить себя к дисциплине в её высшей форме – организации и планированию.

В системе управления временем «тайм-драйв» также поднимается вопрос мотивации себя на выполнение неприятных заданий, рассказывается, как эффективно включаться в тяжёлые, трудоёмкие дела. В качестве инструментов предлагаются такие приёмы, как якорение, «съедание лягушки», «маленький цейтнот». Их описание и советы по применению будут даны в уроке, посвящённом полезным инструментам.

В целом, «тайм-драйв» является отличным решением для людей, сомневающихся в эффективности тайм-менеджмента, ведь большинство рекомендаций достаточно легко реализуемы. При этом сама система, в отличие от запутанной местами матрицы С. Кови и GTD Д. Аллена, есть готовым действенным методом, рождённым синергетическим путём.

Детальнее о технике Г. Архангельского читайте в его книге.

Середина

Пустое время

Очень много времени у меня уходит впустую. Только на транспорт я трачу около 3-х часов в день. (Во-первых, потому что живу далеко от места учебы, а во-вторых, потому что несколько раз в день приходится перемещаться между разными клиническими базами).  Плюс существуют разного рода бессмысленные лекции или окна между парами. Добавьте сюда еще время, проведенное в очередях, или ожидание транспорта на остановках.

В день получается немаленький такой отрезок. Конечно же, очень жаль терять его впустую. Поэтому пришлось изворачиваться и придумывать, как можно провести его максимально продуктивно. Вариантов нашлось очень много.

• Изучение английских слов (с помощью флэш-карт);
• Прослушивание англоязычных подкастов;
• Чтение книг (пожалуй, за последние  несколько лет 70% книг я прочитал вне дома именно таким методом);
• Поиск материала для статей;
• Редактирование черновиков статей;
• Решение мелких бытовых задач вроде пополнения баланса телефона или заказ билетов на поезд.

Такие отрывки идеально подходят для рутинной поверхностной работы (в отличие от глубинной работы, требующей предельной концентрации). Подобное «пустое время» найдется у каждого. И чем рассеянно смотреть в пространство, научитесь тратить его с пользой.

Принципы тайм-менеджмента

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Мотивация

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).

Создание iso из своей установленной системы. Создание ISO образов.

Отдельные рекомендации и приёмы

«Съедайте лягушку на завтрак»

Б

Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение

Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела – так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

«Бифштекс из слона»

Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу – сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.

Научитесь говорить «нет»

Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он – плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области – неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.

Стремитесь к автоматизации

Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими – настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.

Выполняйте похожие дела подряд

Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.

Биологические часы

В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом

Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.

Зачем человеку нужен тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это мощный многофункциональный инструмент, который одновременно решает множество задач. Вот лишь некоторые из них:

1. Больше успевать. На современного человека зачастую обрушивается целый поток больших и маленьких дел. Помимо основной работы, ему необходимо думать о своей семье, о бытовых проблемах, о здоровье, об оплате счетов и т. п. В результате многие люди просто «тонут» в делах, не успевая толком ничего сделать.

Тайм-менеджмент помогает если и не победить, то хотя бы взять под контроль этот поток дел. Пользуясь его технологиями, мы можем грамотно распределять свое время, быстрее справляться с текущими задачами и отделять важные дела от второстепенных.

2. Добиваться максимальных результатов. Если человек считает свое дело важным, он обычно стремится к тому, чтобы его усилия давали максимальный результат.

И эта еще одна задача, с которой отлично справляется тайм-менеджмент. Он предлагает человеку конкретные «рецепты», помогающие повышать производительность труда, правильно выстраивать рабочий процесс и достигать максимума в любом деле.

3. Находить время для важных дел. Современный человек все чаще сталкивается с дефицитом времени. Иногда он настолько придавлен делами, что у него не остается толком времени ни на хобби, ни на саморазвитие, ни даже на свою семью.

Тайм-менеджмент помогает справляться с «поглотителями времени», учит говорить «нет» ненужным делам и осознавать свои настоящие ценности

Благодаря этому человек может уделять больше времени тому, что для него по-настоящему важно, а значит и жить полноценной жизнью

4. Достигать целей. Люди любят мечтать, но их мечты сбываются далеко не всегда. Кто-то мечтает стать профессиональным художником, но продолжает годами ходить на нелюбимую офисную работу. Кто-то мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не выбрался за пределы своей области. Часто люди просто не знают, что делать с этими мечтами.

И здесь им снова может пригодиться тайм-менеджмент. Он помогает превратить абстрактные мечты в конкретные и понятные цели, а затем найти оптимальный путь для их достижения.

5. Управлять собой. Человек привык считать себя существом рациональным, но это зачастую не соответствует действительности. Во-первых, он подвержен перепадам настроения, приступам лени и прокрастинации. Во-вторых, он нередко совершает импульсивные поступки и делает совсем не то, что собирался.

Тайм-менеджмент, опираясь на достижения современной психологии, позволяет человеку вернуть контроль над собой. В его арсенале есть техники для борьбы с ленью и прокрастинацией, для создания мотивации и преодоления импульсивности. Используя их, человек может поддерживать тот уровень самодисциплины, который необходим ему для достижения целей.

6. Управлять своей жизнью. Многие люди сегодня просто плывут по течению, чувствуя себя пассивными «пассажирами», не способными ни на что повлиять. В результате они часто оказываются там, где им не хочется быть, и занимаются тем, что не доставляет им ни малейшего удовольствия.

Однако управлять своей жизнью все-таки можно. И тайм-менеджмент — это и есть тот инструмент, который дает нам возможность преодолевать внешние обстоятельства и самостоятельно распоряжаться своей судьбой.

Применение тайм-менеджмента

В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека

И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д

Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.

Итак, человек, умеющий управлять своим временем:

• Значительно чаще остальных достигает поставленных целей
• Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности
• Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами
• Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени
• Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее
• Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье
• Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов
• Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события
• Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование
• Всегда имеет чёткий план действий
• Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора
• Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь

Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха.

Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек – это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов, иначе вас бы не было здесь. И для вас есть прекрасная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ. Нужно только поставить себе цель научиться качественно использовать своё время.

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок». Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

• Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
• Метод ограничения, помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
• Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
• Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.

Преимущества Бумажных Планировщиков

Если вы хотите стать более организованным, рекомендую вам присмотреться к бумажным планировщикам, наряду с электронными менеджерами задач, которые вы уже используете. Вы можете быть поражены, на сколько более организованными вы можете стать.

Многие из нас, в любом случае, что-то чиркают на бумаге. Если вы мне не верите, взгляните на свой рабочий стол. Он покрыт листочками с заметками? Если это так, возможно вам будет удобнее использовать систему планирования на бумаге. (И не будет ли лучше иметь все эти заметки в планировщике, чем разбросанные по столу бумажки, которые могут случайно куда-то упасть или потеряться?)

Вот вам шесть преимуществ, использования бумажного планировщика, которые возможно вас удивят:

1.  Легко использовать. Большинством электронных планировщиков еще нужно научиться пользоваться. Вам нужно настроить систему и научиться пользоваться заметками и напоминаниями. С печатным планировщиком, вам просто надо распечатать его и положить его в вашу записную книжку или повесить на стену. И уже все готово к использованию. Не надо ничему учиться.
2. Все в одном месте. Если мы с вами похожи, то вы используете несколько электронных систем для планирования. К одному клиенту подойдет одна система планирования, в то время как при работе с другим, понадобится другая. Или вы можете использовать одну систему для рабочих задач, а другую для личных дел. Когда у вас несколько электронных приложений для отслеживания задач, поддерживать такой подход в работе, бывает сложно. Если я делаю запись на бумаге, у меня все перед глазами, в одном месте. Мне не нужно открывать приложение, что бы оценить как я все успеваю. При этом, я могу передать информацию в электронный инструмент для клиента.
3. Визуальное напоминание. Ваше ежедневное расписание или календарь всегда здесь. Всегда доступны. Прямо перед вами. Вам не нужно вспоминать пароль, чтобы открыть приложение и взглянуть на ваше расписание. Плюс, легко привыкнуть, каждое утро бросив взгляд на свой бумажный планировщик, прикинуть себе картину предстоящего дня.
4. Больше гибкости. С бумажным планировщиком, вы не ограничены определенным форматом вашей задачи, что может быть при работе с электронным планировщиком. Если вам нужно написать больше пояснений к задаче, вы всегда можете использовать более мелкий почерк или просто перевернуть страницу вашего планировщика и сделать запись на обратной стороне.
5. Не зависимость от электросети. Хотя почти у каждого из нас есть всегда с собой свой мобильный, телефон требует зарядки. Если у вас закончилась батарея, вы не сможете воспользоваться своим электронным планировщиком. Тоже самое произойдет если нет питания у вашего настольного компьютера. Если произойдет отключение электричества, у вас не будет доступа к вашим программам для планирования. Бумажному планировщику лежащему в вашей записной книжке или висящему на стене, не требуется внешних источников питания.
6. Психологический эффект. Запись задач вручную, вместо печатания позволяет вам лучше их запоминать. Многие люди вычеркивают задачи, после того, как расправились с ними или ставят на них «Х». Это дает положительный психологический эффект, когда вы визуально видите, что ваша задача решена. Вам не нужно изменять статус задачи в онлайн инструментах.

Если вы решились использовать бумажный планировщик, вам нужно руководство по эффективному отслеживанию вашего распорядка дня.

Сообщить об опечатке

Как внедрить корпоративный тайм-менеджмент

Использование тайм-менеджмента в корпоративных целях следует начинать именно с руководящего состава. В дальнейшем (спустя 2-3 месяца) стандарт распространится и на другие подразделения компании, как внешними силами, так и с помощью внутренних механизмов. Рассмотрим процесс введения ТМ на небольшой группе, состоящей и 10-15 топ-менеджеров,5-10 их заместителей и 5-10 представителей секретариата.

Схема типового проекта внедрения тайм-менеджмента для сотрудников приведена рисунке.

Сам проект включает в себя несколько стадий.

1. Диагностика

Для определения масштабов проблемы проводится анкетирование и интервью с самыми загруженными ТОПами и менеджерами среднего звена.

Дополнительно можно произвести хронометраж работы конкретного менеджера. Внешний консультант следит за процессом и фиксирует все действия сотрудника, после чего анализирует полученную информацию вместе с руководителем.

2. Вводный корпоративный тренинг для топ-менеджеров

Как правило, на мероприятие отводится два дня, но не каждый руководитель может высвободить столько времени в и без того насыщенном графике. Тогда тренинг разбивается на 2 раза по 1 дню или 4 раза по 4 часа.

С помощью обучения ТОПы должны:

• Узнать основные принципы и приемы ТМ.
• Ознакомиться с успешным опытом других компаний.
• Понять структуру базовых элементов ТМ-стандарта.
• Принять главные правила и договоренности, на которых и будет происходить внедрение стандарта в компании.

3. Коучинг для топ-менеджеров

Большинство ТОП-менеджеров попадают в ловушку собственных плотных графиков. У них просто не хватает времени, чтобы заняться правильной организацией времени. Выбраться из ситуации поможет только серьезная работа с консультантом и применение ТМ-стандарта на практике. Конечно, можно попытаться освоить все самостоятельно, но в большинстве случаев это не приносит результатов. Взаимодействие с консультантом можно сравнить с персональной тренировкой в зале: весь комплекс можно осилить и без тренера, но велика вероятность, что упражнения будут выполняться с ошибками. И вообще не факт, что будут выполняться, ведь не так уж и просто найти силы и время на зал.

Подробнее

4. Работа с секретариатом

Данная стадия реализуется одновременно с предыдущей. Помимо топ-менеджеров, консультанты работают с личными помощниками и секретарями, помогая сотрудникам освоить главные принципы тайм-менеджмента. Этот этап особенно важен, ведь в результате «настройки» секретариата высвобождается время ТОПов, хотя они не тратят на процесс ни одной минуты.

5. Создание пилотной версии ТМ-стандарта

Проведя подготовительные работы, консультанты и сотрудники формулируют тексты регламентов и «докручивают» их с учетом специфики работы компании.

6. Применение стандарта на уровне менеджеров среднего звена

Конечно, проведение персональных консультации со всеми рядовыми сотрудниками нерентабельно. Для внедрения тайм-менеджмента проводят тренинги, сформированные в соответствии с уже подготовленным стандартом.

7. Утверждение конечной версии стандарта

Принятие итогового варианта происходит на собрании топ-менеджеров, где они делятся собственным опытом применения стандарта и, при необходимости, вносят правки в пилотную версию. Здесь же определяется стратегия дальнейшего масштабирования стандарта, принимаются приказ о внедрении стандарта, приказ о создании рабочей группы внутри компании, которая будет поддерживать и актуализировать стандарт. Также на совещании оценивают показатели эффективности, которые замеряли в начале проекта.

Из рассказа председателя совета директоров одного из петербургских заводов: «На завод привели внука, устроили для него экскурсию. После экскурсии он говорит: «Дед, я понял, чем занимается слесарь, очень интересно мне все объяснили. Я понял, чем занимается мастер: когда мастер уходит, слесари начинают перекуривать. Я понял, что мастер нужен, чтобы слесари работали. А ты, дед, чем занимаешься на заводе?»».

Как объяснить шестилетнему ребенку, чем занимается председатель совета директоров? Я ему сказал так: «Ты знаешь, внук, я делаю две вещи: думаю и переживаю».

8. Оценка эффективности

Внедрение тайм-менеджмента освобождает время руководства и дает возможность подумать о приоритетных вопросах, а также снижает количество причин для переживаний. К тому же, применение стандартов существенно увеличивает продуктивность деятельности компании: рабочее время используется рационально, задачи выполняются в срок, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь.