Правила написания и оформления деловых писем

Распиновка разъёма кулера 3 pin

Как добавить ссылку

Выделяем текст, который нужно сделать ссылкой. На панели инструментов нажимаем кнопку «Insert/edit link».

Здесь заполняем поля:

• Link type — тип ссылки, оставляем «URL».
• Url — вставляем ссылку.
• Underline link — подчёркивание ссылки, убираем галочку.
• Text to display — отображаемый текст. Он уже добавлен, ничего не меняем.
• Title — текст, который отображается при наведении на ссылку. Вписываем такой же, как в поле выше.

Target — оставляем «New window», чтобы ссылка открывалась в новом окне.

Теперь ссылка выглядит так.

Цвет изменился на розовый, потому что такой цвет задан в свойствах блока. Меняем его на белый.

Для этого выделяем блок с текстом, на панели слева кликаем на «Цвет текста» и выбираем белый.

Цвет ссылки изменился.

Картинку ниже меняем таким же образом, как .

Эта картинка выглядит маленькой, поэтому увеличиваем её. Выделяем картинку в письме, а на панели слева ползунком увеличиваем ширину до 100%.

Теперь у изображения такой вид.

Строку, которая идёт ниже, удаляем.

Как зарабатывать на Твиче?

Играя в компьютерные игры, многие стримеры получают за это неплохие деньги. Как заработать деньги на стримах? Сегодня существует несколько способов заработка. Одной из самых популярных и качественно монетизированных платформ является Twitch tv. Давайте поговорим о ней более подробно.

Требования, предоставленные данной интернет-платформой, нельзя назвать простыми:

• Транслируемый контент не должен нарушать правила, узнать о которых можно на сайте Twitch.tv;
• Транслировать свою игру нужно постоянно, не менее 3-х раз в неделю.
• Показатель среднего количества зрителей, наблюдающих за видеотрансляцией, должен быть выше 500 тыс. человек. Если подать заявку, получив такой показатель один раз, то ее не примут.

Отзывы интернет-пользователей свидетельствуют о том, что все заявки рассматриваются обычными людьми, а не автоматически. Если стример не дотягивает до указанных выше показателей просмотров, но предлагаемый контент является особенным, для него могут сделать исключение.

Итак, как зарабатывать на Твиче? Для этого существует несколько способов заработка, на которых мы более подробно остановимся чуть позже.

Общие правила написания предложения

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Ошибка 651 Miniport WAN

Продающие письма для рассылки: примеры email для новых подписчиков

Мы подобрали 3 примера продающих писем для холодной базы, которые отправляются после контентной цепочки и анонса:

Рассылка сайта «Меню недели»Рассылка от сайта женского белья Intimo

Есть скидка и ограничение по времени. Сначала приходили информационные письма с описанием истории женского белья: чулок, корсетов, бюстгальтеров.

M•A•C предлагает бесплатную доставку по промокоду. Действует 1 день — отличная мотивация быстро сделать покупку. Контентной рассылки не было, сразу присылали интересные, яркие письма, знакомили с ассортиментом. Если магазин хорошо известен, он может обойтись без информационной цепочки писем.

Новые подписчики и те, кому вы давно не писали — это минное поле. Ходите по нему аккуратно: присылайте приветственные письма, затем контентные и только после этого — рекламные. А когда вы получите заказы с сайта, вы сможете зафиксировать их в CRM-системе SalesapCRM: программа сама назначит ответственного менеджера, поставит ему задачу связаться с клиентом и будет давать подсказки на каждом этапе воронки продаж.

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

• checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
• checkавтоматизация процессов и аналитика;
• checkкалендарь для записи клиентов;
• checkкалькулятор стоимости услуг;
• checkшаблоны документов и писем;
• checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
• checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Попробовать S2

6 032

Как соединить две фотографии в одну в Фотошопе

19. Оставьте достаточно незаполненного пространства в макете новостной рассылки

Параметры шаблона новостной рассылки могут быть практически любыми как по высоте, так и по наполнению. Подбирая примеры для этой статьи я нашел множество шаблонов, некоторые из которых напоминали флаеры, другие тянули на целый роман.

Но сколько бы информации вы ни включали в новостную рассылку, помните, что в ней должно быть достаточно незаполненного пространства

Незаполненное пространство помогает обратить внимание на определенные пункты. Пример выше демонстрирует, как этим воспользовались представители газеты «Нью-Йорк таймс»

К тому же, окруженный незаполненным пространством текст легко читается с любого устройства.

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

Структура:

• тема;
• приветствие;
• краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
• подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме. Правила составления:

Правила составления:

• чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
• поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
• приветствие пишется в обычной форме;
• в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
• в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность

Mailigen

Напомню: Mailigen – платформа для рассылок, а не сервис для дизайнеров. Оформлять письмо сразу на платформе для рассылок удобно, потому что вам не придется импортировать шаблоны с других сервисов. В случае со Stripo и Figma – придется.

Плюсы:

• Понятный функционал – никаких спрятанных функций. Просто создавайте рассылку шаг за шагом.
• Бесплатная техподдержка – что-то «сломалось», сервис завис? Напишите в чат техподдержки, вам помогут.
• + 100 шаблонов – выбирайте макеты писем для рассылки-открытки, промо, уведомлений и новостей. Вы найдете шаблон для любой цели.
• Внутренний редактор – вы сможете убрать «красные глаза», добавить яркость, сделать фото черно-белым, не выходя из платформы.
• RSS-блок – создавайте письмо, куда новости с вашего сайта или блога загружаются автоматически. При желании вы можете создать рассылку, состоящую только из RSS-элементов.
• Собственный дизайнер – если вы сомневаетесь в своих силах или не хотите тратить время на дизайн рассылки, закажите оформление писем в Mailigen у профессионального дизайнера.

Минусы:

Платная версия – визуальный и блочный редакторы доступны только тем, у кого есть аккаунт. Это значит, что вы не сможете бесплатно оформить письмо в Mailigen для его отправки через другой сервис.Идеальный вариант – оплатить аккаунт в Mailigen и получить доступ сразу ко всем функциям. Тогда вы сможете составлять шаблоны, сегментировать базу, вести рассылку и смотреть статистику по каждой отправке.

Пример:

Наша команда делает в Mailigen письма для ресторана восточной кухни. Пишем про новинки меню, акции и знакомим с фирменными блюдами.

Чистый шаблон на белом фоне. На контрасте легко разглядеть все блюда, о которых мы пишем.

Основа шаблона – 4 блока с текстом и фотографиями блюд. Все супы, напитки и десерты размещены на фоне узорчатого подноса в восточном стиле. Для атмосферы мы также поместили фото зелени и пряностей по краям макета. По-моему, аппетитно. А вы что думаете?

Домашний очаг

Шрифты в электронных письмах

Это боль дизайнера. В дизайне писем мы можем использовать только стандартные шрифты:

• Arial
• Comic Sans MS
• Courier New
• Georgia
• Impact
• Tahoma
• Times New Roman
• Trebuchet MS
• Verdana

Не самые красивые шрифты, но они хорошо читаются: подписчик точно увидит весь текст в письме. Фокус «поиграть со шрифтами» не выйдет.:) Кстати, стандартные системные шрифты на Android и iOS — это Helvetica и Roboto. Поэтому их тоже можно использовать, в случае чего они заменяются на родной всем Arial. Так как они похожи по начертанию, это не сильно повредит макету, и ничего не поедет.  

Рекомендуемый размер основного текста — 14 px, межстрочный интервал — 1,5.

Используйте несколько текстовых стилей для расстановки акцентов: главный заголовок, основной текст, ссылка, сноска

Важно не переусердствовать — большое количество шрифтов и цветов мешает восприятию информации. Заранее определите, сколько у вас должно быть текстовых стилей, и придерживайтесь их

Оптимально, если их будет три-четыре: заголовок, основной текст, текст в футере или сноски, ссылки.

Декоративные шрифты лучше не использовать или использовать в небольшом количестве, потому что их можно вставить только в виде картинки. Такое бывает с баннерами или декоративными заголовками. А это риск, что картинки не подгрузятся и увеличат вес письма и оно будет долго открываться.

Цвет текста

Цвет текста должен быть контрастным к фону. Некоторые дизайнеры считают, что лучше использовать тёмно-серый, например, #333333 к белому фону, так как чтение 100% чёрного текста утомляет глаза. Но это спорное утверждение. Можете почитать статью, в которой автор рассказывает про удобочитаемость, контрастность цвета текста к фону, эволюцию шрифтов в вебе и приводит примеры.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств

Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу

В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Добавляем подпись к рисунку

Помимо наложения надписи сверху на изображение, к нему так же можно добавить название (подпись). Подписать рисунок в Ворде можно следующим образом:

• добавить изображение на лист документа Word, кликнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать пункт “Вставить название”;
• откроется окно в котором нужно ввести данные описывающие изображение, сразу после фразы “Рисунок 1”. Выбрать положение надписи в соответствующем меню. Для подтверждения кликнуть по кнопке “ОК”;
• вот так это должно выглядеть;
• подпись добавится к изображению, а словосочетание “Рисунок 1” может быть удалено в последствии;
• в результате останется только та подпись, которую ввел пользователь.

В статье были описаны все доступные способы оформления изображений в Word с помощью текста.

Что значит «продающее письмо»?

Информация о новых акциях, распродажах, обновлении товара, подарки и скидки — все это может содержаться в продающем письме. Оно помогает привлечь больше новых клиентов, укрепить отношения со старыми и увеличить продажи.

Ваша задача не спугнуть и обозлить подписчика, а заслужить его доверие и вызвать интерес к рассылке. Для этого начните с приветствия и контентной цепочки писем:

• с интересной информацией;
• полезными советами;
• играми и тестами в обмен на подарок или скидку.

В блоге интернет-агентства TexTerra есть кейс сети винных супермаркетов «Ароматный мир». Вся база была условно-холодной, но результат успешный: Open Rate составил 28,4%, а количество отписок — всего 0,5%.

Приветственное письмо от сети магазинов «Ароматный мир»

Если бы рассылка началась с предложения купить ящик вина, отписок было бы больше. На начальном этапе постарайтесь завести с подписчиком доверительную беседу: рассказать о том, зачем вы делаете рассылку, что в ней будет. И пусть читатель решит сам, нужно это ему или нет. Так вы получите активную и отзывчивую базу.

Читать по теме
если вы не только делаете рассылку, но и обзваниваете клиентов — берите на вооружение готовые шаблоны для холодного обзвона.

Продолжайте рассылку с интересной информацией, лайфхаками и другим полезным контентом, пока не увидите интерес со стороны подписчика. Он выражается в переходах по ссылкам и просмотрах каталога. Заметили такую активность — составляйте коммерческое предложение, приправляйте его специальной ценой, ограничением по времени и и бейте прямо в цель.

Максим Ильяхов, известный журналист, редактор и создатель сервиса «Главред» в статье блог-платформы Medium: – Лучшая и первая сегментация — это сегментация по вовлеченности. Если человек реагирует на ваши посты, дайте ему 100% маркетинга. Если не реагирует  —  30%.

Читать по темеКак написать коммерческое предложение: 4 простых шага

Как правильно написать деловое письмо

С точки зрения российского законодательства, принципы ведения деловой переписки не имеют строгого и обязательного соблюдения регламента в отношении наполнения самой документации. Поэтому формально, деловое письмо может быть написано как угодно. Однако в современной деловой сфере сформировались базовые принципы оформления деловых писем. Чтобы правильно оформить деловое письмо, достаточно следовать простой инструкции:

1. Использование делового языка в переписке.
2. Нейтральный тон. Даже если письмо составляется с жесткими требованиями или информированием об ответственности, оно должно быть выдержано в нейтральном тоне и без грубости.
3. Отсутствие эмоциональной оценки. Исключение в этом случае, допускающие сдержанное проявление эмоций, составляют лишь письма-соболезнования и поздравительные письма.
4. Отсутствие помарок или исправлений. Информация должна быть предоставлена получателю в чистом и доступном для прочтения виде.
5. Краткость. С деловым письмом и изложенной в нем информации должно быть легко ознакомиться. При этом в тексте должны присутствовать только факты без каких-либо не имеющих значение деталей.

Ряд писем с точки зрения законодательства должен направляться получателю с соблюдением особых правил. Например, если обязательно необходимо перед обращением в суд, направить претензию — то следует позаботиться о подтверждении факта направления такой претензии. То есть — отправить документ заказным письмом с описью вложений и информированием о получении.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д

Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Целевое действие в письме

Письмо готовят ради конкретной цели: покупка, подтверждение подписки, написание отзыва, подписка в соцсетях и так далее. Иными словами, получатель в письме должен совершить целевое действие.

Обычно к целевому действию ведёт кнопка. И, поскольку это самый важный элемент письма, она должна быть заметной. Во-первых, кнопка должна выглядеть как кнопка. Глядя на неё, получатель должен понимать, что на неё можно нажать и что после нажатия произойдёт определённое событие.

Во-вторых, кнопка должна быть заметной. Для этого лучше использовать контрастные к фону цвета. Также она должна быть достаточно крупной. Минимальная рекомендуемая высота — 35 px. Средняя ширина указательного пальца 16-20 мм, это приблизительно 45 px. Пальцы у всех разные, но производители телефонов дают свои рекомендации. В гайде Apple тач-область — 44 px, Microsoft рекомендует размер 34 px. Если размер кнопок будет меньше, попасть в них и выполнить целевое действие будет сложнее.

Отправка печатных форм документов на почту в pdf. Без изменения конфигурации

Виды деловых писем

В рамках деловой переписки могут решаться самые разнообразные вопросы. Поэтому существует множество различных видов деловых писем. При этом в зависимости от вида письма, могут отличаться и принципы его написания. Также существует большое количество критериев, по которым разделяют деловые письма.

По тематическому наполнению, такие документы подразделяются, в первую очередь, на коммерчески и некоммерческие. Коммерческие деловые письма напрямую касаются договорного права и могут быть:

• Офертой (письмом-предложением). В таких письмах сообщается о предложении какой-либо сделки на однозначно определенных условиях.
• Запросом. В таком случае сообщается о желании заключить сделку или уточнить какой-то вопрос по поводу сделки без полного указания условий.
• Претензией. Такие письма содержат в себе указание на нарушение одной из сторон условий сделки и требования возместить убытки и/или выполнить обязательства.

Перечень возможных тем некоммерческих деловых писем намного больше. При этом они могут рассматривать как деловые вопросы, напрямую связанные с ведением бизнеса, так и не быть связанными с ним. Наиболее распространенными в этом контексте бывают следующие виды документов:

Благодарственное письмо. Такое письмо содержит объявление благодарности контрагенту, клиенту, партнеру или какому-либо иному лицу по какому-либо поводу.

Гарантийные. Подобная документация содержит в себе четкое подтверждение факта взятых на себя обязательств по какому-либо вопросу.

Информационные. Данная документация используется для того, чтобы проинформировать адресата о каких-либо фактах, которые могут представлять для него интерес.

Напоминающие. Этот вид переписки предполагает напоминание о необходимости своевременного выполнения определенных условий взаимоотношений и об ответственности за их нарушение.

Подтверждающие. Подобные письма применяются для того, чтобы сообщить адресату факт получения какой-либо информации или материальных объектов либо согласия с каким-либо фактом.

Поздравительные. Такие документы посвящены поздравлениям с каким-либо событием.

Пригласительные. Данные письма используются для того, чтобы пригласить адресата на какое-либо мероприятие.

Письма-просьбы. Этот вид делового письма содержит просьбу совершения или не совершения каких-либо действий.

Соболезнования

Данные письма призваны выразить сочувствие по какому-либо поводу, важному для адресата.

Сопроводительные. Такая документация содержит уточняющую информацию, необходимую для всестороннего рассмотрения определенного аспекта взаимоотношений.

Могут различаться между собой письма и по функциональному признаку — то есть, по тому, в каком порядке ведется переписка и какой ожидается реакция на письмо. Они могут быть:

• Инициативными. Подобные письма составляются адресантом в каких-либо его целях.
• Ответами. Это непосредственно письма-ответы на определенные инициативные документы.
• Письма, требующие ответа. Эта категория писем обязательно требует, или как минимум предполагает необходимость получения ответа.
• Письма, не требующие ответа. К таким письмам относятся те, ответ на которые не является обязательным и предусмотренным отправителем.

По кругу адресатов письма подразделяются на:

• Обычные — направляемые одному конкретному адресату.
• Циркулярные — отправляемые широкому кругу получателей одновременно.

С точки зрения формы отправления можно разделить письма на:

• Конвертные. Такими считаются традиционные бумажные письма, направляемые почтовыми отправлениями.
• Факсовые. Подобные письма пересылаются при помощи факса.
• Электронные. Такими называются письма, отправленные в электронном формате на e-mail или путем иных средств коммуникации.

По структуре письма можно разделить на следующие виды:

• Регламентированные. Подобная документация составляется по строго установленному образцу.
• Нерегламентированные. Данные письма могут составляться в свободной форме и не иметь обязательного к применению образца или шаблона.

По композиции, письма можно разделить на:

• Многоаспектные. В рамках таких писем предполагается разрешение одновременно нескольких вопросов.
• Одноаспектные. Данные письма посвящены рассмотрению одного конкретного вопроса.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Правила оформления по ГОСТу и без него

• заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
• обращение к адресату — по центру;
• преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
• основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
• заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
• подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

• использовать достоверную информацию;
• излагать информацию кратко и доступно;
• использовать деловой стиль;
• не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
• не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский. Скачать письмо-благодарность клиенту на английском. Скачать письмо с условиями сделки на английском. Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Как происходит работа над дизайном писем

Первое знакомство

При подготовке дизайна мы изучаем бизнес клиента: его отличия и преимущества перед конкурентами, фирменный стиль, сайт и предыдущие рассылки, если они были. Смотрим статистику, анализируем, какие кампании в прошлом сработали лучше, какие хуже. Иногда у клиента есть гайдлайн для писем — это совсем идеальный вариант. В большинстве случаев под рассылки нужно разработать дизайн-шаблон — это письмо со всеми элементами, которые когда-либо могут пригодиться. В будущем из этих элементов можно собирать рассылки. За основу для дизайн-шаблона берём сайт.

Обсуждение структуры письма с копирайтером

Подготовку письма начинают с текста рассылки. Без него делать макет бессмысленно.

Когда текст готов, дизайнер определяет структуру письма и выделяет основные блоки. Копирайтер и сам должен обозначить подзаголовки, разбивку на смысловые отрезки, списки. Если структура выделена не явно, нужно обсудить это с копирайтером и вместе определиться со структурой. Если есть вопросы, лучше задать их сразу: что проиллюстрировать, какой главный посыл, на что делать акценты.

Всегда задавайте вопросы. Не может быть такого, чтобы всё было понятно. Даже если кажется, что понятно, уточните у менеджера и писателя, правильно ли вы понимаете задачу.

Дотошное выяснение задачи иногда приводит к неожиданным решениям. Например, однажды нам нужно было отправить инструкцию по работе с электронным кошельком. Письмо предполагалось одно на три вида кошельков, и для каждого — инструкция.

Набросали макет, показали менеджеру. Письмо оказалось длинным и малоинформативным. Текстовые блоки разные по объёму, иллюстраций нет:

Тогда решили отправить письмо-инструкцию в виде презентации. Так задача помочь подписчикам разобраться в работе с кошельками была решена, и красота письма от этого не пострадала. Клиент остался доволен.

Подготовка шаблона

Когда все ответы получены, мы начинаем собирать шаблон по выбранной структуре. На этом этапе иногда возникают трудности: оказывается, что текста много или, наоборот, очень мало, абзацы в списке неравномерные, заголовки слишком длинные, баннер встаёт неаккуратно.

Узнайте, сколько для вас будет стоить

Обратитесь к писателям. Если текст уже согласован, есть два варианта: продолжить работу, или попробовать согласовать с клиентом изменения в тексте. Если аргументировать изменения, клиент, как правило, не возражает.

Передача верстальщику и проверка вёрстки

Макет готов. Менеджер счастлив, клиент согласовал. Время передавать работу в вёрстку. Но на этом работа дизайнера не закончена.

Всегда нужно контролировать вёрстку. Не поленитесь, посмотрите вёрстку или попросите прислать вам тест. Бывает, что свёрстанное письмо незначительно отличается от макета, как в этом примере:

Когда убедитесь, что письмо свёрстано как задумано и корректно отображается на всех устройствах, можно отправлять.

Как правильно заполнять alt и title для картинок

ALT- текст – это фактически информация для пользователя о том, что должно быть на картинке, которую он по какой-то причине не видит.

Пример:

Насколько развернуто описывать картинку в alt-тексте, вы решаете сами. Просто посмотрите на готовое письмо,
представьте, что в нём не отобразилась ни одна картинка и подумайте, поймет ли читатель, о чем речь.

• Не писать на изображениях важную информацию, без которой будет непонятен смысл рассылки.
• Не отправлять всё письмо единой картинкой.
• Не использовать больших фоновых изображений: у одной части получателей такой фон просто не будет виден, у другой —
  будет повторяться по ширине и высоте письма.

Подробнее о реквизитах

Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:

• наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
• ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
• адрес (юридический и почтовый);
• номер контактного телефона, номер факса и индекс;
• на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
• номер исходящего послания и дата его составления;
• если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.

Как составить рекламное письмо

Рекламное письмо может составляться в свободном виде, исходя из возможностей, задач и потребностей автора. Тем не менее, при его написании следует придерживаться ряда несложных правил.

Заполняем шапку

Для начала, в письме нужно обязательно указывать конкретного адресата и обращаться к нему с использованием эпитета «уважаемый» («Уважаемый Семен Семенович!», «Уважаемая Аида Викторовна!» и т.п.). Понятно, что для этого, предварительно следует выяснить фамилию, имя, отчество и должность интересующего специалиста. Некоторые эксперты рекомендуют в начале письма использовать заголовки, но это не всегда хорошо, поскольку неграмотно составленный заголовок может сыграть злую шутку и удержать получателя от дальнейшего прочтения письма. Поэтому, после обращения можно сразу переходить к написанию собственно рекламного послания.

Советы по заполнению тела рекламного письма

Тело письма должно содержать в себе довольно полную и подробную информацию о предлагаемом товаре или услуге, при этом акцент следует ставить на их отличительные преимущества. При составлении текста нужно избегать терминологии, понятной узкому кругу специалистов, не надо сильно оригинальничать и витиевато выражать мысли. Зато рекомендуется использовать простые, короткие предложения, общеупотребительные слова и выражения.

О самой компании-отправителе много писать не стоит, достаточно ограничится годом создания и перечислением основных направлений.

Хорошо, если в письме будут упомянуты постоянные клиенты организации, готовые дать положительные отзывы о ней. Тон письма должен быть побудительным, но предельно корректным и не навязчивым, соответствующим деловой этике.

Текст важно разделять на абзацы – так он значительно лучше воспринимается. Главные мысли письма следует расположить в начале и конце, поскольку именно эта часть текстовых сообщений запоминается лучше всего

При составлении рекламного письма стоит помнить о том, что его объем не должен превышать одной страницы, поскольку вряд ли кто-либо из потенциальных заказчиков готов будет потратить на его чтение более одной минуты.

В конце должна стоять подпись должностного лица, представляющего компанию-отправителя. Лучше всего, если это будет руководитель фирмы – это и солидно и убедительно. Датировать письмо необязательно, но если оно касается каких-то ограниченных по времени рекламных акций, бонусов и т.п. тогда, конечно, дату поставить необходимо.

Регистрация рекламных писем

Регистрировать рекламные письма в журнале исходящей информации не нужно, поскольку обычно контроль за их движением лежит на сотрудниках отделов продаж, специалистах по продвижению и т.п.

Видеообзор:

Включите в новостную рассылку неотъемлемые составляющие бренда

Итак, у вас есть проверенные на практике цвета, шрифты и другие визуальные элементы, которые ассоциируются у подписчиков с вашей компанией. Эти элементы уже помогли построить сильный визуальный бренд компании. Так почему бы не использовать их в новостной рассылке?

Этот пример новостной рассылки принадлежит изданию The Outline, визуальная идентичность которого построена на насыщенных цветах, крупных шрифтах и множестве сочетаний двух полутонов. Каждый из этих элементов присутствует как на главной странице сайта издательства, так и в новостной рассылке. Благодаря этому подписчик, просматривающий папку «Входящие», сразу поймет, чья это новостная рассылка.