Автоответ в outlook

Установка и настройка стороннего приложения для автоответа на Андроиде

В магазине приложений от Google есть несколько полезных программ, справляющихся с поставленной задачей. Каждый софт имеет как свои положительные, так и отрицательные стороны, что не позволяет пользователю сделать однозначный выбор. Далее будет рассмотрено несколько популярных автоответчиков для OC Android.

IM Auto Reply

Данное приложение для автоматической записи входящих звонков обладает следующими особенностями:

• Возможность записывать даже вызовы, номера которых не определяются.
• Чтобы программа нормально функционировала, ей необходимо разрешить прочитывать уведомления и системные оповещения на устройстве.
• Расширенный функционал, позволяющий настроить работу приложения под собственные цели.
• Автоматический ответ на входящие SMS-сообщения.

Дополнительная информация! Полная версия IM Auto Reply есть в открытом доступе на Google Play Market.

Интерфейс программы IM Auto Reply

СМС Автоответ

Ещё один популярный и распространённый софт, не уступающий по преимуществам своим аналогам. У программы имеется несколько отличительных особенностей:

• Возможность записать ответ на входящий вызов. Это означает, что пользователь смартфона может выбрать одну шаблонную фразу из списка представленных в настройках софта, которую впоследствии будет слышать другой абонент, делая вызов. Можно поставить, например, «Перезвоните позже».
• Возможность отрегулировать автоматическую отправку СМС на определённый номер, выставив соответствующий интервал времени в параметрах приложения.
• Смена стиля. Данный софт автоматически меняет стиль интерфейса, спустя некоторое время. Данная возможность также корректируется.
• Возможность задать тип номера. Например, можно сделать так, чтобы программа игнорировала запись разговоров с домашних номеров.
• Возможность создать резервную копию приложения, чтобы его настройки были сохранены на Google Диске.

TextDrive

Популярный софт для записи разговоров, обладающий преимуществами:

• Большой выбор стилей оформления интерфейса.
• Запись скрытых номеров.
• Возможность автоматической отправки СМС на указанный номер.
• Присутствует функция блокировки нежелательных звонков.

Обратите внимание! TextDrive – платный софт, который имеет пробную демоверсию на 17 дней

Telman

Автоответчик, отличающийся стабильностью работы. Среди всех особенностей приложения можно выделить несколько преимуществ:

• Пользователь может настроить время активации софта. Например, только по будням или выходным.
• Приложение автоматически отвечает на входящее SMS-сообщение.
• Совместимость с такими мессенджерами как Viber и Telegram.
• Возможность работы на устаревших версиях операционной системы Андроид.
• Занесение некоторых номеров в чёрный список на усмотрение пользователя.
• Отчётливо слышан голос абонента.

Интерфейс приложения Telman

Размеры и длина

При покупке легких занавесок для спальни необходимо изначально правильно рассчитать размер выбираемой занавески

Сперва важно выяснить размеры оконного проема в самой комнате и параметры карниза, которые на разных окнах могут различаться. Если вы хотите, чтобы ваш тюль ниспадал на пол красивыми складками, то нужно брать ткань в количестве двух, а то и трех длин карниза

По своей длине такая штора также может быть разной, это будет самым непосредственным образом зависеть от стиля оформления помещения и вкуса его хозяина. Длина возможна до подоконника (тогда ваш тюль будет выгорать равномерно), на 3-4 см выше пола (что позволит вам упросить процесс уборки в комнате), и даже касаться напольного покрытия и лежать на нем (чтобы, к примеру, скрыть неудачные плинтуса). Короткие легкие и прозрачные шторы обычно применяются для того, чтобы акцент интерьера спальни приходился именно на окно.

Без учётной записи Exchange

Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.

Включение

Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:

1. Открываем окно программы.
2. Выбираем «Новое сообщение».
3. Делаем обычное сообщение без указания адресата.
4. Нажимаем «Сохранить как» и указываем шаблон Outlook.

Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:

1. На вкладке «Главная» выбрать пункт «Правила».
2. Нажать «Создать правило».
3. Перейти в раздел «Дополнительно».
4. Указать в первом этапе «Адресованные мне» и клацнуть «Далее».
5. О.
6. Нажать на «указанный шаблон» и выбрать созданный ранее документ.
7. Задать необходимые исключения. Обязательно нужно о, чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
8. Нажимаем «Готово».

Отключение

Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:

1. Открываем «Правила».
2. Выбираем «Управление правилами и оповещениями».
3. Находим ненужное правило и снимаем галочку.

Как настроить автоматический ответ по электронной почте для OS X Mail App

Если вы управляете всеми своими учетными записями из приложения «Почта» на iPhone и Mac, вы можете создать «правило», которое будет работать как автоматический ответ по электронной почте за пределами офиса. Это не так просто, как прямое обращение к провайдеру электронной почты, но оно все равно сделает эту работу и избавит вас от необходимости настраивать множественные ответы об отсутствии на работе для каждой из ваших учетных записей электронной почты. Вот как:

• Откройте приложение Почта на вашем Mac.

• Нажмите «Почта» в верхней строке меню и выберите «Настройки».

• Выберите Правила.

• Выберите Добавить правило.

• Дайте ему описание, такое как Ответ об отсутствии на работе.

• Если по умолчанию выбран любой получатель, нажмите и выберите Каждое сообщение.

• Ниже измените Переместить сообщение на Ответить на сообщение.

• Нажмите Ответить Текст сообщения …

Введите ответ по электронной почте, который вы хотите, чтобы люди видели, когда они получают ваш ответ об отсутствии на работе. Нажмите ОК.

• Нажмите Ok еще раз, чтобы завершить создание правила.

• Вот где это становится сложно :

• Он спросит, хотите ли вы применить свои правила к сообщениям в выбранных почтовых ящиках. Выберите Не применять. Я повторяю, выберите Не применять. (Если вы выберете «Применить», каждый человек в вашем почтовом ящике получит ваш ответ об отсутствии на работе. При выборе «Не применять» только новые сообщения будут получать ответ об отсутствии на работе.)

Для отправки ответов об отсутствии на работе только на определенные электронные письма :

• Следуйте инструкциям выше, пока не придет каждое сообщение. Вместо каждого сообщения выберите To.

• В следующем поле выберите «равно» и введите свой адрес электронной почты для учетной записи, на которую вы хотите отправлять ответы вне офиса.

• Если вам нужно настроить несколько адресов электронной почты, нажмите знак «плюс» и повторите.

Затем продолжайте в соответствии с указаниями выше.

Чтобы отключить этот ответ об отсутствии на работе, вам нужно снова открыть «Предпочтения», выбрать «Правила» и снять флажок с вашего правила «Ответ об отсутствии на работе».

Вам также может понравиться: Как освободить память на вашем iPhone, не удаляя ничего

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию

После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Назначение функции

При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:

Сервисные центры

Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).

Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.

Службы поддержки (в частности в онлайн играх)

Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).

На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

Автоматический ответ во всех версиях Outlook: активируем функцию «Заместитель» с учетным профилем Exchange

Как правило, учетная запись в Exchange используют на рабочих ПК, а не на домашних. Для того чтобы узнать какой аккаунт у вас, посмотрите внизу экрана на строку. Если там вы увидите надпись «Подключено в MC Exchange», следовательно у вас одноименный корпоративный аккаунт.

Так как при разных версиях программы Аутлук подключение автоответчика чуть отличается, мы предоставим вам инструкции для всех версий по отдельности.

Версия 2О1О-2О16

1. Когда вы зайдете в основное меню, нужно кликнуть по иконке «Создать сообщение». У вас откроется автоматический режим подготовки макета, в каком создается заготовленный ответ.

2. В окно для текста-шаблона введите текстовое сообщение, которое будет мгновенно и без вашего участия отправлено в ответ на все полученные имейлы.

3. Когда все будет готово, перейдите к вкладке «Файл» и кликните на строку «Сохранить как».

4. Файл, который вы сохраняете, подпишите, как вам нравится, после чего для него следует выбрать разрешение «Шаблон Аутлук» (*oft)».

5. Записываем элемент в память ПК, щелкнув по клавише «Сохранить».

6. Затем следует вернуться в главное окно программы, открыть закладку «Файл» и перейти в пункт «Управление оповещениями и правилами».

7. В открытом окне кликните по функции «Новое правило».

8. У вас на экране появится раздел «Начать с пустого правила», но вам следует выбрать вариант со словами «Применения правила к полученным мной сообщениям», щелкните «Далее».

9. В открытом окне выберите условия, когда должен срабатывать автоответчик, затем нажмите «Далее».

10. У нас открывается первый шаг. Выбираем «Ответить, используя выбранный шаблон».

11. Во втором блоке в разделе «Шаг 2» кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

12. Нажмите на кнопку «Обзор», что бы указать путь к созданному ранее файлу, затем щелкните на кнопку «Открыть».

13. В появившемся окне «Завершения настройки правила» в первом блоке прописываем название для созданного правила, а во втором выбираем «Включить правило». Раздел «Шаг 3» нужен для того, чтобы проверить правильность указанных данных.

14. Когда вы все проверите и будете точно уверены, нажимаем на «Готово». Создание автоматического ответа окончено и функция активирована. Поздравляем!

Версия 2ОО7

1. Откройте раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть» => «Пoчтoвoе сooбщeниe».

2. Пишем сообщение, которое в дальнейшем будет приходить в качестве ответа всем вашим собеседникам.

3. Теперь нужно сохранить текст, воспользовавшись функцией «Сохранить как».

4. Называем файл как угодно, и задаем для него тип «Шаблон Аутлук (*oft)».

5. Возвращаемся к MC Outlook и выбираем раздел «Сервис».

6. В нем нам нужна опция «Прaвилa и опoвeщeния».

7. В открытом окне щелкаем по функции «Новое правило».

8. Перед вами появится раздел «Начать с пустого правила», где вам нужно щелкнуть по «Применения правила к полученным мною уведомлениям».

9. Отметьте условия, в которых должен сработать автоответ.

10. В первом блоке щелкните по опции «Ответить, используя указанный шаблон».

11. Во втором блоке кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

12. Указываем местонахождение созданного ранее сообщения.

13. У вас откроется новое окно «Завершение настройки правила». В первом блоке укажите название для созданного правила, а во втором поставьте галочку возле «Включить правило». В третьем блоке вы проверяете информацию на правильность указанных данных.

14. Осталось кликнуть на кнопку «Готово». Автоответ готов и активирован.

Для тех, кто привык настраивать по видео, рекомендуем к просмотру данное видео.

Как создать автоответчик в Outlook на время отпуска

Опубликовано Михаил Непомнящий в 21.09.2016 21.09.2016

Почтовый клиент Microsoft Outlook помимо всего прочего известен полезной функцией автоответчика, который многие используют на работе, когда уходят в отпуск.

Однако в таких случаях чаще всего требуется иметь учетную запись Microsoft Exchange, которая не работает с обычными почтовыми ящиками, вроде Gmail, почты Яндекса и прочими. Тем не менее, возможность рассылать автоматические ответы, через обычные серверы POP и IMAP всё-таки имеется. Разберемся как их настроить.

Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день! Подробнее

Создаем автоответчик Outlook

Для этих целей необходимо создать специальные правила в вашем приложении, однако, чтобы в дальнейшем они работали, ваш компьютер вместе с приложением Outlook 2016 должны постоянно быть запущены, а сама программа – периодически проверять входящую почту.

Шаг 1. Создание типового сообщения:

1. Меню «Главная» – «Создать сообщение».

3. Меню «Файл» – «Сохранить как».

4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook».

5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».

Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».

3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».

4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».

5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» отмечаем опцию «Ответить, используя указанный шаблон».

6. В Шаге 2 того же окна нажимаем на пункт .

7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».

8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».

9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».

10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.

Автоответчик настроен. Можно проверять его работу выслав на свой адрес почтовое сообщение с другой учетной записи. Теперь пока приложение запущено, оно будет отправлять настроенные вами автоматические ответы. Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска. Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.

Совет: создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.

Органайзер в Outlook 2016 своими руками Органайзер в Outlook 2016 своими руками Outlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки. Подробнее

Отключаем автоответчик Outlook

Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.

Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков

Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью. Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook

Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.

Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.

источник

IM Auto Reply

Общий доступ к приложению бесплатный, но разработчик предлагает встроенные покупки, поскольку программа постоянно обновляется, и настройки становятся расширенными, функциональными. Скачать APK можно прямо с Гугл Плэй или сайтов, предоставляющих прямую ссылку. Установка не вызывает вопросы, требования со стороны ПО к операционной системе минимальные, приложение работает даже на старых версиях Андроид.

Информация о разработчике	Application Express
Размер приложения, в Мб	4
Андроид	4.4+

Плюсы

• автоматические ответы в популярных мессенджерах;
• активация в отношении конкретных контактов;
• функция быстрых ответов;
• обновления и оптимизация работы в соответствии с требованиями пользователей;
• простая установка;
• детальная настройка ответа с учетом стиля и контекста входящего сообщения.

Минусы

не найдено.

Активное и функциональное приложение. Бесплатной версии достаточно, чтобы открыть доступ к множеству настроек. Покупать не планирую, функционал меня и так устраивает.

Настраиваем автоответ в Outlook

Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.

Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.

Создание шаблона для автоответа

Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.

Первым делом создадим новое сообщение. Для этого на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Создать сообщение».

Здесь необходимо ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет использоваться в ответном сообщении.

Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».

В окне сохранения элемента выбираем «Шаблон Outlook» в списке «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Теперь подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Сохранить». Теперь окно нового сообщения можно закрыть.

На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.

Создание правила для автоответа на входящие сообщения

Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».

Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.

В разделе «Начать с пустого правила» кликаем по пункту «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходим к следующему действию, нажав кнопку «Далее».

На этом этапе, как правило, никаких условий выбирать не нужно. Однако, если вам требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите необходимые условия, отметив их флажками.

Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.

Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.

На этом шаге мы выбираем действие с сообщением. Поскольку мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флажком пункт «Ответить, используя указанный шаблон».

Если на этапе создания шаблона сообщения вы не меняли путь и оставили все по умолчанию, то в этом окне достаточно выбрать «Шаблоны в файловой системе» и в списке отобразиться созданный шаблон. В противном случае, необходимо нажать на кнопку «Обзор» и открыть папку, куда вы сохранили файл с шаблоном сообщения.

Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.

Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».

Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».

Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.

То есть, как только вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы. Таким образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который отправил несколько сообщений не будет. В течении сеанса Outlook создает ведет список пользователей, которым был выслан автоответ, что позволяет избежать повторной отправки. Но, если закрыть Outlook, а потом войти в него снова, то этот список сбрасывается.

Для того, чтобы отключить автоответ на входящие сообщения, достаточно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».

С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.

источник

Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.

2. Заполните поле для сообщения словами, которые будут отсылаться человеку, отправляющему вам сообщение.

3. Разверните отдел «Файл», кликнете в нем по кнопке «Сохранить как».

4. Назовите элемент как вам удобно и установите для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

5. Используйте кнопку «Сохранить».

6. Вернитесь к программе и, развернув отдел «Файл», перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

7. Откроется окошко, в нём нужно использовать кнопку «Новое правило».

8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

10. В шаге №1 выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

11. В шаге №2 нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

Outlook 2007

1. Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».

2. Напишите текст, который будет в будущем автоматически отсылаться написавшим вам людям.

3. Начните сохранение шаблона, нажав кнопку «Сохранить как».

4. Назовите элемент и выставьте для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

5. Вернитесь к программе и разверните меню «Сервис».

6. Выберите функцию «Правила и оповещения».

7. Откроется окошко, в котором нужно будет нажать кнопку «Новое правило».

8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

10. В блоке «Шаг 1» выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

11. В блоке «Шаг 2» нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию

После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Работа с почтой при продолжительном отсутствии на рабочем месте

Признаком хорошего делового тона является информирование обратившегося к вам адресата о том, что в ближайшее время он не сможет получить от вас ответ.

• Пользуйтесь функцией автоответа для того, чтобы сообщить адресату, что вас нет на рабочем месте (Out of Office AutoReply), если эта функция есть в вашем почтовом клиенте.

• Информируйте адресата о том, к кому он может обратиться для решения интересующего его вопроса.

Примеры писем-автоответов:

Спасибо за Ваше письмо!

К сожалению, в данный момент я не могу Вам ответить, так как нахожусь в командировке с 02.09.11 по 10.09.11.

Если Ваш вопрос очень срочен, мой моб. тел. +7 967 051 02 30.

Вы также можете адресовать Ваш вопрос нашему специалисту Елене Педан: е-mail: е.pedan@training-partner.ru, тел. (495) 228-09-71.

Директор по развитию.

Тренинговая компания «Бизнес Партнер»

Спасибо за Ваше письмо!

В период с 26.08.2011 по 12.09.2011 я нахожусь в отпуске.

Если предмет Вашего письма относится к вопросам производственного оборудования, пожалуйста, обратитесь.

к Владимиру Петрову – тел. 777-77-77, моб. (ххх)ххх хххх, е-mail: VPetrov@xxxx.com.

или к Александру Комову – тел. 777-77-76, моб. (ххх)ххх хххх, е-mail: AKomov@xxxx.com.

Если Вам необходима информация по административным вопросам, пожалуйста, обратитесь к Анне Сидоровой – тел. 777-77-76, моб. (ххх)ххх хххх, е-mai L: ASidorova@xxxx. сом.

Если Ваш вопрос не терпит отлагательств и может быть решен только при моем непосредственном участии, мой моб. тел. +7 777 777 77 77.

Менеджер инженерной службы…

Искренне надеюсь, что следование этим нехитрым правилам закрепит успех вашего письменного общения с деловыми адресатами!