Методические указания «правила создания презентации в ms powerpoint»

Ошибки, связанные с текстовым содержанием

Решение: Текст на слайде должен быть кратким и емким, он не должен дублировать выступление докладчика. На слайде нужно размещать тезисы.

Если презентация предназначена для использования другими людьми, то можно указать необходимую информацию в заметках к слайдам — эти заметки помогут пользователям презентации работать с ней.

Ошибка 6. Попытка разместить на слайде большой объем информации, используется более 90% пространства слайда.

Решение: оставляйте отступы от краев слайда до содержимого (текста и картинок). Старайтесь придерживаться правила, что 20% слайда должны быть пустыми.

Чтобы слайд принял законченный вид можно использовать в качестве фона — фон-рамку.

Здесь текст выезжает и за границы рамки — нужно было уменьшить область ввода текста, подвинув маркер изменения размера вправо.

Текст очень крупный, практически наезжает на рамку. Нужно уменьшить.

Ошибка 7. Весь текст написан ЗАГЛАВНЫМИ буквами. Такой текст плохо читается.

Решение: используйте традиционные варианты написания текста, как в родном языке: первая буква предложения — заглавная, остальные — строчные. В конце предложения ставится точка.

Ошибка 8. Использование неудобочитаемых шрифтов, особенно в качестве шрифта основного текста. В верстке есть такое понятие — удобочитаемость шрифтов. Шрифт должен быть таким, чтобы читатель мог быстро, без труда и дискомфорта читать текст. Именно такие шрифты используются в книгах, газетах, журналах — мы привыкли к ним и читаем их легко. Однако существуют тысячи шрифтов с низкой удобочитаемостью — они интересные, красивые, но предназначены для заголовков и, скорее всего, для использования в рекламе, в оформлении.

Решение: Если цель создаваемой презентации — не произвести «вау-эффект», а дать информацию, то используйте только традиционные, привычные всем нам шрифты

Для текста лучше использовать «рубленные» шрифты (без засечек) (Arial, Tahoma, Verdana и т.д.), Обратите внимание, что шрифты с засечками (семейства Times и другие) плохо читаются с дальнего расстояния

Шрифт без засечек и шрифт с засечками. Шрифт с засечками плохо читается в презентациях, но хорошо подходит для документов

Курсив желательно применять для небольшого фрагмента текста, который необходимо выделить, а лучше выделять отдельные слова и фразы полужирным начертанием. Подчеркивание лучше не использовать, так как подчеркнутый текст в презентациях воспринимается пользователем как гиперссылка, то есть это затрудняет управление презентацией.

Для заголовков можно использовать декоративные шрифты, главное, чтобы текст был читаем.

Шрифт основного текста должен быть меньше, чем размер шрифта заголовка.

Ошибка 9. Лишние и недостающие точки, пробелы, скобки и проч. ошибки написания текста.

Решение:

• В конце заголовка точка не ставится.
• В конце предложения ставится точка, далее один пробел, далее следующее предложение.
• Кавычки в тексте презентации должны быть одинаковыми — если выбрали кавычки-елочки, то используйте в презентации только их (Виды кавычек: « », “ ”, » «, „ “).
• После открывающей скобки или кавычки пробел не ставится, сразу идет текст. Перед закрывающей кавычкой или скобкой пробел не ставится, после текста сразу ставится кавычка или скобка. После закрывающей кавычки или скобки или ставится точка (если конец предложения), запятая или пробел и далее уже текст.

• Между всеми словами должен стоять один пробел.
• После всех знаков препинания перед началом следующего текста должен стоять пробел.

• Во всей презентации в словах с ё должно быть ё или е.
• Разные маркеры списка на разных страницах.

В первом случае маркеры — галочки, во втором случае — квадратики

Во всей презентации в списках после каждого пункта списка должны стоять одинаковые знаки препинания или вообще не стоять. Например, после каждого пункта списка ставить точку с запятой, в конце списка — точку.

В первом случае после каждого пункта списка есть точка, во втором случае — нет

Красная строка на одних слайдах есть, на других — нет. Лучше вообще не использовать красную строку в презентации.

Одна и та же презентация: разный размер шрифта.
На одном слайде есть отступ красной строки, на другом — нет.

Вставка видео в слайд

Существует несколько различных способов вставить видеофайл в повер поинт. В различных версиях программы они несколько отличаются, однако для начала стоит рассмотреть наиболее актуальную – 2016 года. Здесь работать с клипами проще всего.

Способ 1: Область содержимого

Уже достаточно давно некогда обычные поля для ввода текста превратились в область содержимого. Теперь в это стандартное окно можно вставлять широкий спектр объектов при помощи базовых иконок.

1. Для начала работы нам потребуется слайд с хотя бы одной пустой областью содержимого.

В центре можно увидеть 6 иконок, которые позволяют вставлять различные объекты. Нам потребуется последняя слева в нижнем ряду, похожая на киноленту с добавленным изображением глобуса.

При нажатии появляется специальное окно для вставки тремя различными путями.

• В первом случае можно добавить видео, которое хранится на компьютере.

  При нажатии на кнопку «Обзор» открывается стандартный обозреватель, позволяющий найти нужный файл.

Второй вариант позволяет выполнить поиск на сервисе YouTube.

Для этого нужно ввести в строку для поискового запроса название нужного видео.

Проблемой данного способа является то, что поисковик работает несовершенно и крайне редко выдает именно желаемое видео, предлагая вместо этого более сотни других вариантов. Также система не поддерживает вставки прямой ссылки на видео на YouTube

Последний способ предлагает добавить URL-ссылку на нужный клип в интернете.

Проблема заключается в том, что далеко не со всеми сайтами система может работать, и во многих случаях будет выдавать ошибку. Например, при попытке добавить видео из ВКонтакте.

После достижения нужного результата появится окно с первым кадром ролика. Под ним будет располагаться специальная строка-плеер с кнопками управления видеопоказом.

Это — наиболее простой и эффективный способ добавления. Во многом он даже превосходит следующий.

Способ 2: Стандартный способ

Альтернативный вариант, который на протяжении многих версий является классическим.

1. Нужно перейти во вкладку «Вставка».

Здесь в самом конце шапки можно найти кнопку «Видео» в области «Мультимедиа».

Ранее представленный способ добавления тут сразу разбит на два варианта. «Видео из интернета» открывает такое же окно, как и в прошлом методе, только без первого пункта. Он вынесен отдельно в вариант «Видео на компьютере». При нажатии на этот способ моментально открывается стандартный обозреватель.

В остальной процесс выглядит так же, как и было описано выше.

Способ 3: Перетаскивание

Если видео присутствует на компьютере, то вставить его можно намного проще – попросту перетащить из папки на слайд в презентации.

Для этого потребуется свернуть папку в оконный режим и открыть поверх презентации. После этого можно попросту перенести мышкой видео на нужный слайд.

Данный вариант лучше всего подходит для случаев, когда файл присутствует на компьютере, а не в интернете.

Несколько советов для создания стильной презентации

Слайдов не должно быть очень много. Среднее количество, которое хорошо воспринимается, около 15.

Маркированные списки – вещь, несомненно, удобная, хоть и избитая. Однако они прекрасно структурируют и визуализируют информацию. Желательно включать не более 5 пунктов.

Не бойтесь крупных шрифтов, выкидывайте слова и оставляйте только суть! Конечно, гигантские 300 pt подойдут не для каждой ситуации, нужно учитывать размеры помещения. Но всегда помните, что ваш текст должно быть отлично видно с последних рядов. Кроме того, витиеватые, с засечками, готические и другие красивые, но плохо читаемые издалека типы шрифтов применять не стоит.

Изучите, как сочетаются цвета и используйте контрасты. Это позволит тасовать шрифты, фоны и другие элементы. Холман, например, использует 4 постоянных цвета и 8-10 оттеночных. Чтобы убедиться, что у вас получилась не попугайская расцветка, отойдите от монитора и оцените слайд. В глазах не рябит? Слова четкие и без проблем читаются? Они не сливаются с фоном? Замечательно! Значит, вы не зря старались.

Изображения – незаменимые помощники

Но обратите внимание на ряд «не»:

• не берите изображения из Сети с водяными знаками (иначе и на штраф нарваться можно);
• не используйте маленькие картинки с низким разрешением, потому что на большом экране будут видны пиксели-квадратики;
• не обращайте внимания на стандартные рисунки РР, (замените их векторными);
• не вставляйте слишком подробные графики и диаграммы. Шрифт там обычно мелкий, пояснений много, попробуй в этом быстро разобраться;
• не захламляйте свой слайд десятком мелких картинок, это некрасиво, да и разглядеть будет трудновато;
• не прячьте изображение по углам;
• не накладывайте их друг на друга!

Анимация – штука опасная. Это один из инструментов, с помощью которого создается движение внутри самого слайда и переход между слайдами. Студенты могут применить вылет заголовка и медленное вползание текста, а школьники выбрать спиральку. Серьезным компаниям лучше использовать эффекты минимально. Согласитесь, несолидно, когда название раздела выскакивает по буковке или бежит по диагонали.

Вам нужно продемонстрировать видеозапись, например, интересные нарезки из рекламы или специально подготовленный ролик, но вы не знаете, как вставить видео в презентацию? Это просто. Во вкладке «Вставка» кликните на иконку «Фильм» и выберите необходимый файл с компьютера, внешнего устройства или с YouTube. Запись будет запускаться автоматически при открытии слайда.

Не поленитесь проверить текст на ошибки. Как минимум будет очень неловко, если в каком-нибудь слове появится или исчезнет буква. Конечно, вы не потеряете 500 000 долларов, как один коллекционер, желающий прилично заработать на продаже редкой бутылки эля. Всего одна пропущенная буква «р» в названии Allsopp’sArcticAle обесценила напиток до 300 долларов. Большая удача для покупателя и ужасное разочарование для продавца.

Периодически просматривайте работу в режиме слайд-шоу (нажмите клавишу F5), так вы увидите недоработки и оцените время.

Видеоролики

Видеоролики помогают лучше воспринять материал, например, при показе опытов при отсутствии лабораторий.
Параметры встроенных фильмов (видеороликов) можно изменять непосредственно на слайде.
PowerPoint поддерживает также и видеоролики со звуковой дорожкой.

Программа позволяет встраивать и воспроизводить видеофайлы следующих форматов: файлы Windows Media (расширение .asf), файлы Windows Video (для некоторых файлов в формате AVI могут понадобиться дополнительные кодеки) (расширение .avi), видеофайлы MP4 (.mp4, m4v, .mov), файлы Movie (.mpg или .mpeg), Adobe Flash Media (.swf), файлы Windows Media Video (.wmv).

Бюджетная продукция

Правило 4. Один слайд – одна мысль

Нередко во время презентаций слушатели фотографируют слайды, выведенные на экране. Многим выступающим это льстит. А зря! Зачастую слушатель делает фото слайда не потому, что ему понравилась идея, и не для поста в соцсетях. Просто смысловое наполнение слайда настолько насыщенное, что осмыслить его во время короткой демонстрации невозможно. Фото делается не на память, а для домашней работы.

Чтобы этого избежать, достаточно следовать правилу – на одном слайде может быть только одна мысль. Не следует эксплуатировать презентации, чтобы максимально упростить участь выступающему. На слайдах должны быть выведены только самые важные цифры, факты и тексты. Все остальное следует либо произнести словами, либо опустить вовсе.

Также следует с осторожностью относиться к слайдам, которые полностью состоят из текста. Даже если они соответствуют правилу, и содержат лишь одну мысль – слов должно быть не более 15-ти на один слайд

Причем, эксперты рекомендуют использовать максимально крупный шрифт, чтобы даже задние ряды смогли разглядеть содержание.

Смотрите также

Наполнение данными

Что бы ни было описано выше, главное в презентации – наполнение ее информацией. В показ можно вставить все, что угодно, лишь бы гармонично сочеталось друг с другом.

По умолчанию каждый слайд имеет свой заголовок и под это отводится отдельная область. Здесь следует вписать название слайда, тему, о чем говорится в данном случае, и так далее. Если же серия слайдов говорит об одном и том же, то можно либо удалить заголовок, либо просто туда ничего не писать – пустая область не отображается при показе презентации. В первом же случае нужно нажать на границу рамки и нажать кнопку «Del». В обоих случаях слайд не будет иметь названия и система будет маркировать его как «безымянный».

В большинстве макетов слайдов для ввода текстовых и других форматов данных используется «Область содержимого». Данный участок может использоваться как для введения текста, так и для вставки других файлов. В принципе, любое вносимое на сайт содержимое автоматически старается занимать именно этот слот, подстраиваясь по размеру самостоятельно.

Если говорить о тексте, то он спокойно форматируется стандартными средствами Microsoft Office, которые также присутствуют и в других продуктах этого пакета. То есть, пользователь может свободно изменять шрифт, цвет, размеры специальные эффекты и прочие аспекты.

Что касается добавления файлов, то список здесь широкий. Это могут быть:

• Картинки;
• GIF-анимации;
• Видеоролики;
• Аудиофайлы;
• Таблицы;
• Математические, физические и химические формулы;
• Диаграммы;
• Другие презентации;
• Схемы SmartArt и др.

Для добавления всего этого используются самые разные способы. В большинстве случаев это делается через вкладку «Вставка».

Также сама область содержимого содержит 6 иконок для быстрого добавления таблиц, диаграмм, объектов SmartArt, картинок с компьютера, изображений из интернета, а также видеофайлов. Для вставки нужно кликнуть на соответствующую иконку, после чего откроется инструментарий или обозреватель для выбора нужного объекта.

Вставляемые элементы можно свободно перемещать по слайду с помощью мыши, выбирая уже вручную необходимую компоновку. Также никто не запрещает изменять размеры, приоритет позиции и так далее.

С помощью какой команды можно на слайд вставить таблицу из файла MS Excel?

Какие факторы влияют на успех?

Успешность проведения презентации зависит от разных моментов:

• выбор грамотного метода, с помощью которого преподносится идея;
• привлекательное оформление;
• умение вести деловые переговоры;
• правильная структура текста;
• навык убеждения;
• создание обстановки взаимного доверия и открытости.

Нельзя скрывать значимые сведения, касающиеся эффективности бизнес-модели. Если предприниматель не может ответить на вопросы потенциальных партнеров, то он показывает свое незнание относительно ключевых моментов ведения бизнеса.

Перед составлением презентации рекомендуется изучить требования и приоритеты партнеров, чтобы соответствовать их предпочтениям. Предприниматель обязан верить в удачность реализации бизнес-идеи, что подтверждается четкими формулировками, уверенным выступлением, а также легкостью владения информацией. От этого зависит, получит ли он финансовую помощь и предложение о сотрудничестве.

LENOVO IDEACENTRE 720-24

Мощное железо и отличная FHD картинка делают эту модель одним из лучших вариантов для дома. К тому же, 23,8”-дюймовый IPS-экран моноблока — антибликовый, поэтому примерно ведет себя при любом освещении.

Примечание: в компьютер встроена камера для видеообщения.

Обзор плюсов LENOVO IDEACENTRE 720-24
отличная производительность	4-ядерный процессор с базовой частотой 3 ГГц (можно разогнать до 3,5 Ггц) + 8 Гб ОЗУ = быстрый отклик на команды пользователя
подходит для игр	есть дискретная видеокарта GTX 960 от NVIDIA GeForce с собственной памятью в 2 Гб
стереодинамики от Harman Kardon	отличное звучание без дополнительной акустики
вместительный V221ICUK-BA017DHDD	1 Тб

Возможные нарекания:

• Windows не предустановлена — ее придется купить;
• дисплей не сенсорный.

3 Презентация для инвестора, советы по-быстрому

Великие стартапы и захватывающие идеи малого бизнеса не получают фонды волшебным образом. Придётся тяжело работать за каждый доллар инвестиций. На любом этапе развития компании есть трудности с финансированием.

Вот несколько скоропалительных советов по поддержанию вашей презентации на должной высоте — включая то, что хотят видеть инвесторы. Ваша задача увлечь их захватывающей историей (при поддержке великого дизайна и точных данных), которая приведёт к искомому финансированию

1.Включайте исключительно то, что хотят видеть инвесторы

К инвесторам и венчурным капиталистам идёт бесконечный поток презентаций, которые они рассматривают на постоянной основе. Есть определённые рамки создания эффективных презентаций, в которых вам предстоит работать.

Для большинства ранних стартапов или малого бизнеса достаточно 10-15 слайдов, но лучше до 10. Делайте ваши представления лаконичными: лучше длиной 10-15 минут, чем полнометражный фильм.

Учитесь обходиться лишь теми слайдами, содержимое которых хотят видеть инвесторы:

Финансы How to Craft a VC-Ready Pitch Deck Eddie Earnest

2. Делайте простые и точные слайды Pitch Deck 

Запомните, что не станете включать больше примерно десяти слайдов в начальную презентацию. Чем больше информации вы попытаетесь впихнуть, тем быстрее она наскучит инвесторам.

Смещая акценты к началу показа, быстрее завладеете вниманием. По возможности покажите, что у вас есть приличное количество пользователей или постоянный доход

Но избегайте обращать внимание на все нюансы положения своей компании.

И имейте в виду, вам не нужен модный дизайн для получения инвестиций. Великая презентация фокусируется на вашем послании. Отличный дизайн и визуальные эффекты лишь украшают ваше сообщение. Они должны четко и наглядно представлять ваши достоинства — без избытка и беспорядка.

Следите за использованием PowerPoint шаблона с подходящим вашему бренду дизайном, который располагает лёгкой в работе презентацией. Выше приведено много примеров, но любой из этих трёх PPT decks специально настроен для показа вашего бизнес-плана и привлечения инвесторов:

• Startup X – Perfect Pitch Deck Powerpoint Template — это привлекательный PPT шаблон  с современным дизайном, где все варианты макета обладают необходимыми достоинствами убедительного показа. С ним вы создадите абсолютную презентацию с опорой на отличный дизайн.

• Pitch — Modern PowerPoint Presentation Template — готовый к настройкам для презентации, этот PowerPoint шаблон со стильным дизайном избран для показа ваших бизнес-идей. Расскажите историю своего начинания и дополните картинками хорошо сложенной современной презентации.

• Business Plan — Modern PowerPoint Design Deck — разносторонний шаблон PowerPoint для использования во многих сферах бизнеса по поиску финансовых инвестиций. Обязательно научитесь настраивать how to customize this PowerPoint template, чтобы уметь быстро подготовить презентацию.

Если нуждаетесь в дополнительных советах, обратитесь к статьям:

Presentations 22 Tips: Designing an Effective Slide Deck Presentation Cassie McDaniel

3. Представьте своё послание и историю запуска

Представляем возможность, которую открывает ваша компания для инвесторов. Что является ключевой проблемой, которую вы можете решить? Какое конкурентное преимущество позволяет быстро двигаться вперёд? Что за инновационный путь даст вам возможность взорвать рынок?

Презентация должна содержать общие факты для описания истории вашего запуска. Но и включать некоторые подробности, вроде историй пользователей о том, как ваша компания решает проблемы освоения целевого рынка. Содержание слайдов должно легко восприниматься и точно сопровождать развитие сюжета вашего рассказа. Помните, больше повествования и меньше информации.

Выкладывайте ваши достоинства и не вдавайтесь в детали. Вам не нужны подробности. Можно добавить что-то из приложений в виде PDF. Лично вы здесь для того, чтобы ответить на возможные вопросы потенциальных инвесторов. Ваша презентация это большая картина, сдобренная мелкими деталями для возбуждения интереса.

Подчеркну, не забудьте спросить о деньгах. Будьте конкретными и точными в своём вопросе, поясните план использования средств.

Узнайте больше о том, как построить убедительное описание с помощью презентации PowerPoint:

Presentations How to Make a Persuasive PowerPoint Presentation Celine Roque

Предварительная подготовка к созданию презентации.

Перед тем, как открыть PowerPoint, обратите внимание на следующие вещи. Эти советы помогут вам убедиться в том, готовы ли вы к созданию презентации

1. Владение материалом.

Ваша презентация — не только ваши слайды. Это то сообщение, которое вы хотите донести. Прежде освещения статистических данных, фактов и цифр, подумайте о рассказе, истории, которую вы будете говорить, почему и в каком порядке.

2. Запишите её.

Начните с Word или Google doc и сделайте «раскадровку» или сценарий всей презентации, чтобы у вас было представление, в каком потоке будет идти представленная информация, и как зрители будут последовательно видеть ее.

3

Выделите наиболее важное

Презентация охватывает только наиболее важные моменты. Над чем бы вы не работали — документ, рабочий проект, новый дизайн продукта — нет необходимости делиться информацией в полном объеме. Выберите ключевые моменты, а остальное поместите в «Приложение», на которое вы можете сослаться в течении сессии Q&A в конце.

4. Знайте свою аудиторию.

Обращение к аудитории, полной медицинских специалистов должно отличаться от обращения к молодым предпринимателям. Отличаться должно всё. Выбор вашей темы, язык, на котором вы обращаетесь, примеры иллюстрации, а также юмор — все должно быть выдержано в стиле вашей целевой аудитории.

5. Репетируйте! (Да, уже!)

Никогда не рано привыкать к ритму вашей презентации и делать нотатки о ключевых позициях, которые вы хотели бы выделить. Когда вы говорите вслух, вы начинаете развивать «ощущение» материала и можете заметить, что что-то работает хорошо, а что-то нет и требует доработки.

Зачем нужны гиперссылки?

Гиперссылка является элементом управления, который помогает легко перемещаться между объектами внутри документа, быстро переходить к различным ресурсам за его пределами. К последним относятся страница в интернете, электронная почта и любой внешний файл. Не имеет значения, это текстовая информация, картинки, фигуры или объекты WordArt.

Самая простая гиперссылка на слайде создается буквально за несколько секунд. Достаточно нажать клавишу Ввод после введения необходимого адреса веб-страницы.

Но мы разберемся с более практичными вариантами, хоть и немного более сложными.

Особенности презентации для чтения

Она значительно отличается от презентации, предназначенной для публичного выступления. К нюансам документа относится:

• презентация передается с помощью электронной почты или демонстрируется конкретному инвестору через ноутбук или иные устройства;
• она не нуждается в спикере, поскольку содержит нужные сведения для анализа предлагаемой идеи;
• документ содержит много текста, так как информацию инвесторы получают самостоятельно, а не с помощью бизнесмена, описывающего концепцию планируемого бизнеса;
• создается документация обычно в формате PDF.

Презентация для чтения используется в ситуации, если невозможно пригласить на публичное выступление всех партнеров или инвесторы проживают в другой стране.

Создание гипертекстовых интерактивных мультимедийных ресурсов в программе PowerPoint.

Много терминов, постараемся объяснить, зачем они здесь в таком количестве.

• Гипертекстовый – документ, содержащий ссылки на другие документы, либо на фрагменты внутри самого документа.
• Интерактивный – документ, который может реагировать на действия пользователя, то есть вступать с ним в диалог.
• Мультимедийный – документ, содержащий в себе различные виды информации: текст, графику, звук, видео.

Наверное, многие видели и даже пользовались электронными учебниками или электронными энциклопедиями, содержащими различные видеоматериалы, графику, тесты. Такие продукты создаются группами разработчиков, в состав которых входят предметные эксперты, программисты, художники, аниматоры и т.д. Подобные учебники и энциклопедии как раз и являются гипертекстовыми интерактивными мультимедийными ресурсами. Простейший вариант такого ресурса можно создать и в программе PowerPoint. Весь арсенал инструментов для этого имеется.

— PowerPoint работает со ссылками.

При этом ссылки можно делать как внутри презентации на отдельные слайды, так и связывать презентацию с внешними документами. На нашем сайте есть урок, посвященный работе со ссылками в программе PowerPoint, а также в уроке про создание нелинейных презентаций.

— PowerPoint позволяет помещать на слайды графику, видео, звук.

О том, как это делать можно найти в разделе Уроки на нашем сайте.

Таким образом, если есть идея, содержание, но нет денег на творческий коллектив, то при желании и некоторых усилиях можно реализовать свои масштабные идеи с помощью Microsoft PowerPoint.

Итак, мы рассмотрели как велик потенциал программы PowerPoint при решений задач, выходящих за рамки создания стандартных презентаций

Уверены, что мы акцентировали внимание лишь на малую часть нестандартных задач. А сколько еще может найти пытливый пользователь… )